De examensecretaris en de directeur zorgen er samen voor dat het eindexamen volgens de wettelijke regels verloopt. Zo stellen zij de uitslag van het eindexamen vast: geslaagd of gezakt. En ondertekenen zij diploma’s en cijferlijsten. Meestal heeft de examensecretaris daarnaast nog extra coördinerende taken, zoals het bestellen van de centraal examens. Ook is hij vaak de contactpersoon voor het College voor Toetsen en Examens (CvTE).
Wat doet een examensecretaris?
De examensecretaris en de directeur zorgen er samen voor dat het eindexamen volgens de regels verloopt. Daarbij ondersteunt de examensecretaris de directeur bij:
het organiseren en afnemen van het eindexamen (het totale vakkenpakket dat samen een diploma vormt) en deeleindexamens (losse vakken);
de uitvoering van het examenreglement;
de uitvoering van het programma van toetsing en afsluiting (pta);
het uitdelen en ondertekenen van een overzicht van de onderdelen en de resultaten van de schoolexamens (art. 2.51 lid 3 WVO 2020 en (art. 3.15 lid 2 Uitvoeringsbesluit WVO 2020);
de vaststelling van de uitslag van het eindexamen: geslaagd of afgewezen (art. 2.57 lid 1 en 2 onder a WVO 2020);
het ondertekenen van de diploma’s en cijferlijsten (art. 2.58 lid 4 WVO 2020)
De directeur van een school wijst een of meerdere personeelsleden aan tot examensecretaris. Bijvoorbeeld een docent en een afdelingsleider (art. 2.51a lid 1 WVO 2020). Daarnaast is de directeur er verantwoordelijk voor dat het deskundig functioneren van de examensecretaris gewaarborgd is (art. 2.51a lid 6 WVO 2020).
Extra taken examensecretaris
De directeur stelt een taakomschrijving vast voor de examensecretaris. Hierin staan in ieder geval de wettelijk verplichte taken, maar vaak is dit uitgebreid met extra taken (art. 2.58 lid 4 WVO 2020). Zo houdt de examensecretaris zich in de praktijk ook vaak bezig met:
eventuele onregelmatigheden tijdens het examen;
controle of een herkansing mogelijk is voor een examenkandidaat;
het bestellen van de centrale examens en aangepaste versies;
het in ontvangst nemen van de levering van de centrale examens;
het aanmelden van kandidaten voor de aangewezen vakken/het derde tijdvak;
ervoor zorgen dat de correcties goed verlopen;
bemiddelen als eerste en tweede conrector het niet eens worden over de beoordeling van een examen;
ervoor zorgen dat vakdocenten over actuele informatie beschikken over examenvakken.
Aanspreekpunt voor CvTE
De richtlijnen voor de examen veranderen ieder examenjaar. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van een grafische rekenmachine en andere hulpmiddelen die een kandidaat mag meenemen naar het examen.
Het College voor Toetsen en Examens verstrekt deze informatie aan scholen, waarbij de examensecretaris meestal de contactpersoon is. Hij kan collega’s namelijk snel informeren over actualiteiten rondom het examen.
